Wat een fantastische middag hebben we achter de rug met de gebruikersdag van ActiveTickets bij Aan de Slinger in Houten. Deze locatie, met zijn uitstekende bereikbaarheid, schitterende ruimtes, en topfaciliteiten, was de perfecte setting voor deze dag.
Het was erg leuk om zoveel van onze klanten en gebruikers weer persoonlijk te zien en spreken. Samen hebben we in de uitdagingen kunnen duiken rond het organiseren van evenementen en voorstellingen. De dag zat boordevol met het delen van inzichten en ervaringen, zowel via cases als interactieve sessies zoals workshops en een panelgesprek. Lees hieronder een kort overzicht.
Productontwikkelingen
Fransje de Jong, onze productmanager, heeft op heldere wijze de nieuwste ontwikkelingen binnen ActiveTickets gepresenteerd. Speciale aandacht ging uit naar de nieuwe Backoffice, ActiveMailer en ActivePlanner, die belangrijke upgrades hebben gekregen.
Dankzij de waardevolle feedback van onze gebruikers beschikt ActivePlanner nu over een weekplanner, wat het plannen nog eenvoudiger en sneller maakt. Veel gebruikers laten weten dat ze dankzij de nieuwe mogelijkheden van ActivePlanner flink wat tijd besparen.
ActiveMailer is voortdurend in ontwikkeling. Een recent toegevoegde feature is de pre-header, een kleine maar waardevolle verbetering die de open-rate van e-mails aanzienlijk kan verhogen. In plaats van de eerste tekstlijn zien ontvangers nu een korte, krachtige call-to-action die hun nieuwsgierigheid wekt en ze stimuleert de mail te openen.
Beide modules zijn onderdeel van de Backoffice, die volledig wordt herontwikkeld. De nieuwe interface zorgt nu al voor een enorme tijdsbesparing. In de komende periode zullen we de Backoffice verder ontwikkelen en de nog niet vernieuwde onderdelen stap voor stap vervangen in lijn met de reeds gerealiseerde modules en onderdelen.
Fransje ging ook in op de externe koppelingen met onder meer Cineville en de Podiumpas, evenals mobiele ontwikkelingen zoals de iPad-oplossing voor de Boxoffice en de in ontwikkeling zijnde app voor filmhuizen, theaters, en podia.
Workshop Efficiency
Een leuke en inspirerende sessie was de workshop over efficiëntie en effectiviteit. We bespraken niet alleen hoe je kosten kunt besparen door sneller te werken met onze Backoffice en de verschillende modules, maar ook hoe out-of-the-box ideeën kunnen bijdragen. Zo hebben we bijvoorbeeld het capaciteitenrooster van ActiveTickets gekoppeld aan het klimaatbeheersingssysteem van Filmhuis Den Haag, wat tijd en geld bespaart en ook nog eens duurzaam is.
Tijdens de workshop deelden deelnemers, die ingedeeld waren in meerdere groepen, ervaringen over hoe zij efficiënter en effectiever werken, wat interessante inzichten opleverde voor onze productontwikkeling. Zo waren er partijen die melding maakten van tot wel 50% tijdsbesparing dankzij onze nieuw ontwikkelde interface en modules.
Samenwerking meerdere theaters
Anne Hoekema, verantwoordelijk voor Marketing en Communicatie bij Holland Opera en Veerensmederij, heeft een inspirerend verhaal gedeeld over de unieke samenwerking tussen Flint en De Veerensmederij in Amersfoort, Aan de Slinger in Houten, Theater Kikker en Bibliotheek Utrecht in het hart van Utrecht, en Podium Hoge Woerd in Leidsche Rijn voor de organisatie van een jeugdtheaterfestival.
Het belangrijkste uitgangspunt van deze samenwerking is het vaststellen van een programma specifiek gericht op kinderen, verspreid over de regio. Door gezamenlijke marketinginspanningen en campagnes wordt een groot publiek bereikt. Daarnaast wordt data samengevoegd, wat inzicht geeft in de groei van de doelgroep en de toename in bezoekersaantallen. Dit initiatief speelt een belangrijke rol in het aanbieden van meer kunst- en cultuuractiviteiten aan kinderen.
Het onderscheidende van dit initiatief is de timing ervan gedurende de ‘kleine’ schoolvakanties – de herfstvakantie, kerstvakantie, en krokusvakantie – wanneer het aanbod aan culturele activiteiten voor kinderen vaak beperkt is. Deze periodes zijn gekozen om ervoor te zorgen dat kinderen ook tijdens deze vakanties toegang hebben tot entertainende culturele ervaringen. Daarnaast worden de buitenschoolse opvangcentra (BSO’s) actief betrokken bij het programma, waardoor het festival niet alleen een platform voor amusement biedt, maar ook een mooie bijdrage levert aan de culturele educatie en ontwikkeling van de kinderen.
Vriendenpas | ActiveCrewcard
Na de pauze was er aandacht voor de ActiveCrewcard, die vaak als vriendenpas wordt gebruikt. Mascha Strijbos, accountmanager bij ActiveTickets, nam ons mee in de vele voordelen en mogelijkheden van de ActiveCrewcard. Deze pas functioneert als een loyaliteitskaart waarmee vaste bezoekers beloond worden met kortingen of andere voordelen, wat bijdraagt aan een sterkere band met de organisatie. De flexibiliteit van de kaart werd benadrukt, evenals de mogelijkheid om verschillende voordelen te stapelen.
Gerard Nas van Arthouse LUX in Nijmegen illustreerde hoe LUX de ActiveCrewcard al 12 jaar inzet om bezoekers te belonen. Met voordelen zoals €3 korting per voorstelling en speciale acties, zoals een vriend gratis meenemen, bewijst de pas zijn waarde en versterkt de relatie met het publiek. Bij zeven bezoeken per jaar zijn de kosten van de vriendenpas al gedekt. Daarnaast biedt de kaart extra voordelen, zoals eens een vriend gratis meenemen in de zomer.
Ook het gebruik van speciale vriendenpassen bij festivals die in samenwerking met LUX georganiseerd zijn, toont aan hoe flexibel en veelzijdig deze mogelijkheden zijn.
Bekijk ook de casestudy van De Parade, die de vriendenpas (in hun geval De Paradepas) op een uiterst handige manier inzet.
Datagedreven werken binnen de culturele sector
Cengiz Can, oprichter en online strateeg bij Zichtbaar Cultuur, deelt inzichten over de voordelen van datagedreven werken en hoe je daarmee kunt starten, inclusief de obstakels die je mogelijk tegenkomt.
Hij belichtte vier essentiële KPI’s – churn, customer retention rate, customer lifetime value en de conversieratio – die essentieel zijn voor het segmenteren en opzetten van effectievere campagnes.
Daarnaast wordt een praktijkvoorbeeld belicht waarin Cengiz de mailcommunicatie voor IDFA succesvol heeft geïmplementeerd, is nog terug te lezen op de ActiveTickets website.
Cengiz helpt culturele organisaties op het gebied van het vergroten van de zichtbaarheid. Bezoek de website van Zichtbaar Cultuur voor meer informatie over de verleende diensten.
Dialoog tijdens de Panel Talk
Het officiële programma werd afgerond met een Panel Talk, waarin deelnemers de mogelijkheid kregen om vragen te stellen die gedurende de dag naar voren waren gekomen. Efficiënt gebruik en recente ontwikkelingen binnen de ActiveTickets Backoffice en de Vriendenpas genoten bijzondere aandacht, gezien de interesse om hier meer over te weten te komen.
Verder werden er waardevolle inzichten gedeeld over het belang van data-analyse. Anne deelde bijvoorbeeld hoe voor het jeugdtheaterfestival elk jaar een enquête wordt verzonden naar alle bezoekers met dezelfde vragen, om zo inspiratie op te doen voor de volgende editie. Cengiz benadrukte het nut van data die automatisch gekoppeld is aan bezoekersgedrag, zoals de genres van voorstellingen die zij bezoeken en het tijdstip van het laatste contactmoment. Deze informatie wordt ingezet om communicatie extra relevant en effectiever te maken.
Netwerkmogelijkheden
Tijdens de pauzes en na afloop van het programma was er volop gelegenheid om te netwerken. Onder het genot van een hapje en een drankje in de foyer bij de zaal met bar, konden professionals uit de cultuursector ervaringen uitwisselen en nieuwe contacten leggen.
We willen alle bezoekers, sprekers, presentatoren en natuurlijk Aan de Slinger hartelijk danken voor deze geweldige middag.
Jullie enthousiasme en betrokkenheid maken evenementen zoals deze gebruikersdag onvergetelijk en inspirerend. We kijken uit naar de volgende keer!
